Vodič za zaštitu podataka o ličnosti u kompaniji FUEGO

Značenje i definicije termina korišćenih u Vodiču

PODATAK O LIČNOSTI je informacija koja se odnosi na identifikovano fizičko lice ili fizičko lice koje se može identifikovati. Lice koje se može identifikovati je lice čiji se identitet može utvrditi direktno ili indirektno, na osnovu jedinstvenog matičnog broja građana ili na osnovu jednog ili više obeležja specifičnih za njegov fizički, fiziološki, mentalni, ekonomski, kulturni ili društveni identitet.

Podaci o ličnosti su: ime i prezime, adresa, datum rođenja, jedinstveni matični broj građana, broj lične karte, fotografija identifikacionih dokumenata, broj telefona, imejl adresa i dr.

Pod OBRADOM PODATAKA O LIČNOSTI podrazumeva se radnja ili skup radnji koje se vrše nad podacima o ličnosti, automatizovano ili na drugi način, kao što su: prikupljanje, evidentiranje, organizovanje, čuvanje, prilagođavanje ili izmena, povlačenje, konsultovanje, upotreba, otkrivanje putem prenosa, objavljivanje ili na drugi način činjenje dostupnim, usklađivanje, kombinovanje, blokiranje, brisanje ili uništavanje.

LICE NA KOJE SE PODACI ODNOSE je fizičko lice čiji se podaci o ličnosti obrađuju.

RUKOVALAC PODACIMA O LIČNOSTI je fizičko ili pravno lice, organ državne vlasti ili drugo telo koje samostalno ili zajedno sa drugima određuje svrhu i način obrade podataka o ličnosti.

OBRAĐIVAČ PODATAKA O LIČNOSTI je fizičko ili pravno lice ili ovlašćeni organ državne vlasti koji obrađuje podatke o ličnosti u ime i za račun rukovaoca.

LICE ZA ZAŠTITU PODATAKA O LIČNOSTI je lice koje je ovlašćeno od strane rukovaoca da prati primenu propisa o zaštiti podataka o ličnosti i obezbeđuje usklađenost poslovanja sa načelima zaštite podataka o ličnosti.

Načela zaštite podataka o ličnosti

Prilikom obrade podataka o ličnosti rukovodimo se sledećim načelima zaštite podataka o ličnosti:

Da se obrađuju pošteno i u skladu sa zakonom

Uobičajeno, poštena obrada podataka o ličnosti podrazumeva poštovanje „načela neophodnosti“, odnosno obradu podataka u obimu koji je neophodan za ostvarivanje konkretne svrhe. Obrada podataka o ličnosti u skladu sa zakonom podrazumeva postojanje zakonskog osnova i poštovanje eventualnih zakonskih ograničenja koja proizlaze iz drugih zakona.

Podaci koji se obrađuju na osnovu zakona mogu se koristiti za:

  • zaključenje, nadzor i prestanak ugovora
  • zaključenje ugovora o radu ili stručnoj praksi
  • zaključenje ugovora o delu
  • isporuku naručenih proizvoda
  • obaveštenja o novim proizvodima
  • obaveštenja o sniženjima (popustima) postojećih proizvoda
  • obaveštenja o neplaćenom dugu
  • podnošenje zahteva za finansiranje
  • naplatu proizvoda
  • obaveštavanje o preostalom broju rata

Da se prikupljaju u konkretne, jasne i zakonom utvrđene svrhe i da se obrađuju na način koji je u skladu sa tim svrhama.

Korišćenje proizvoda i usluga ne uslovljava se saglasnošću korisnika za korišćenje njegovih podataka u druge svrhe, osim za ispunjavanje prava i obaveza koje proizlaze iz zaključenog ugovora.

Da budu relevantni, odgovarajući i ne u većem obimu u odnosu na svrhu koja treba da se ostvari njihovom obradom (ekonomija podataka).

„Načelo neophodnosti“ ograničava obim podataka koji se mogu obrađivati samo na one koji su neophodni za ispunjavanje svrha zbog kojih se obrađuju. Na primer, bez obzira na vrstu uspostavljenog poslovnog odnosa, obrada podatka o nacionalnoj pripadnosti korisnika bila bi nerelevantna, neodgovarajuća i prekomerna.

Da budu tačni, potpuni i, gde je potrebno, ažurirani, pri čemu će se preduzeti sve odgovarajuće mere za brisanje ili ispravljanje podataka, imajući u vidu svrhe zbog kojih su prikupljeni ili obrađeni (kvalitet podataka).

Ovo načelo odnosi se na kvalitet podataka, prema kojem Fuego International Doo, kao rukovalac podacima o ličnosti, vodi računa o njihovoj tačnosti. Ažuriranje podataka podrazumeva zamenu podataka koji su nekada bili tačni novim podacima ili njihovu dopunu. Istovremeno, korisnik ima pravo da zahteva preduzimanje aktivnosti radi brisanja ili ispravljanja svojih podataka.

Da se čuvaju u obliku koji omogućava identifikaciju korisnika ne duže od vremena potrebnog za ispunjenje svrhe zbog koje su podaci prikupljeni.

Ovo načelo ograničava period u kojem se podaci o ličnosti mogu zakonito obrađivati, pri čemu nakon prestanka svrhe zbog koje su prikupljeni treba da budu izbrisani ili uništeni, odnosno anonimizovani. Po prestanku ugovornog odnosa, ovi podaci moraju se čuvati u periodu od 1 (jedne) godine od dana izdavanja poslednje fakture za pružene usluge.

Smatra se da je postupljeno u skladu sa načelom brisanja podataka i u slučaju kada se izvrši brisanje identifikacionih karakteristika korisnika (anonimizacija) ili zamena identifikacionih karakteristika drugim karakteristikama (pseudonimizacija). Anonimizacija i pseudonimizacija vrše se na način kojim se identitet korisnika ne može otkriti ili se može otkriti samo uz nerazumno velike napore.

Prava korisnika

Korisnici, kao lica na koja se podaci o ličnosti odnose, imaju pravo:

  • da budu informisani o obradi svojih podataka o ličnosti
  • da pristupe svojim podacima o ličnosti
  • da dopune, izmene ili izbrišu svoje podatke ili da zahtevaju prestanak njihovog korišćenja

U nastavku sledi detaljnije objašnjenje ovih prava:

U cilju transparentnosti, Fuego International Doo ima obavezu da obavesti korisnika o svrhama i pravnom osnovu obrade njegovih podataka o ličnosti.

Svaki korisnik ima pravo da pristupi svojim podacima o ličnosti. Zahtev za pristup podacima mora se dostaviti u pisanoj formi ili putem veb-stranice Fuego International Doo, pri čemu će korisniku biti dostavljen odgovor u roku od 15 dana od dana prijema zahteva.

Ukoliko korisnik ne dobije odgovor na zahtev za pristup podacima o ličnosti, može podneti zahtev za utvrđivanje povrede prava na zaštitu podataka o ličnosti nadležnoj Agenciji za zaštitu podataka o ličnosti.

Korisnik ima pravo da zahteva dopunu, izmenu, brisanje ili prestanak korišćenja svojih podataka o ličnosti. Na zahtev korisnika, Fuego International Doo je dužan da dopuni, izmeni, izbriše ili obustavi korišćenje podataka o ličnosti ako su podaci nepotpuni, netačni ili neažurirani i ako njihova obrada nije u skladu sa zakonom.

Nezavisno od toga da li je korisnik podneo zahtev za dopunu, izmenu ili brisanje podataka o ličnosti, ukoliko Fuego International Doo utvrdi da su podaci o ličnosti nepotpuni, netačni ili neažurirani, dužan je da ih dopuni, izmeni ili izbriše. Fuego International Doo je dužan da najkasnije u roku od 30 dana od dana prijema zahteva pismenim putem obavesti lice na koje se podaci odnose o izvršenim dopunama, izmenama ili brisanjima.

Obaveze Fuego International Doo

Obaveza zaposlenih/angažovanih lica u pogledu zaštite podataka o ličnosti

Zaposlena/angažovana lica u Fuego International Doo prilikom obavljanja svojih radnih zadataka i obaveza:

  • upoznaju se sa propisima o zaštiti podataka o ličnosti, kao i sa usvojenom dokumentacijom o tehničkim i organizacionim merama za obezbeđivanje poverljivosti i zaštite prilikom obrade podataka o ličnosti
  • svojeručno potpisuju Izjavu o poverljivosti i zaštiti prilikom obrade podataka o ličnosti

Ovom Izjavom se obavezuju da će poštovati načela zaštite podataka o ličnosti, vršiti njihovu obradu u skladu sa uputstvima dobijenim od Fuego International Doo, osim ako zakonom nije drugačije propisano, i čuvati kao poverljive podatke o ličnosti, kao i mere za njihovu zaštitu. Ova izjava važi i nakon prestanka njihovog radnog odnosa/angažovanja u Fuego International Doo.

Zaposlena/angažovana lica pohađaju obaveznu obuku o zaštiti podataka o ličnosti.

Fuego International Doo kontinuirano informiše zaposlena/angažovana lica o neposrednim obavezama i odgovornostima u vezi sa zaštitom podataka o ličnosti.

Informisanje korisnika o njegovim pravima

Fuego International Doo ima obavezu da informiše korisnika o:

  • identitetu rukovaoca
  • svrhama obrade
  • pravu na pristup, izmenu ili brisanje podataka o ličnosti
  • identitetu lica za zaštitu podataka o ličnosti u Fuego International Doo

Saglasnost korisnika za svaku dodatnu obradu podataka o ličnosti

Za svaku dodatnu obradu podataka, van svrha ispunjavanja uspostavljenog ugovornog odnosa, Fuego International Doo obezbeđuje posebnu saglasnost.

Saglasnost je slobodno i izričito data izjava volje korisnika kojom se on saglašava da se njegovi podaci o ličnosti obrađuju u određenu svrhu.

Samo na osnovu prethodno date saglasnosti može se vršiti obrada podataka o ličnosti korisnika u svrhe direktnog marketinga (opt-in princip).

Šta je direktni marketing

Svaki vid komunikacije ostvaren na bilo koji način u cilju slanja reklamnog, marketinškog ili propagandnog materijala koji je direktno usmeren ka identifikovanom korisniku.

Spoljna lica

Pravna i fizička lica koja stupaju u poslovni odnos sa Fuego International Doo, na osnovu kojeg imaju pristup dokumentaciji i podacima o ličnosti korisnika Fuego International Doo, obavezuju se na poverljivost i zaštitu podataka o ličnosti posebnim ugovorima o poverljivosti i obradi podataka.

Kome korisnik treba da se obrati radi ostvarivanja svojih prava?

Korisnik se može obratiti Licu za zaštitu podataka o ličnosti u Fuego International Doo.

Lice za zaštitu podataka o ličnosti postupa u skladu sa internim propisima kako bi prava korisnika bila ostvarena na jednostavan, brz i efikasan način, bez nepotrebnog odlaganja ili troškova.

Korisnik dobija odgovor na zahtev u roku od 15 dana.

Koja je sledeća instanca kojoj korisnik može da se obrati?

Ukoliko korisnik nije zadovoljan odgovorom i informacijama koje je dobio od Lica za zaštitu podataka o ličnosti u Fuego International Doo i smatra da su njegova prava povređena, može podneti zahtev za utvrđivanje povrede prava na zaštitu podataka o ličnosti nadležnoj Agenciji za zaštitu podataka o ličnosti.